Trong quá trình thực thi cam kết về phòng vệ thương mại và giải quyết tranh chấp, yêu cầu thành lập Ban Hội thẩm là bước tiếp theo khi việc tham vấn giữa các bên tranh chấp thất bại hoặc không được thực hiện. Ban Hội thẩm sẽ được thành lập theo yêu cầu của một bên trong tranh chấp.
Yêu cầu thành lập Ban Hội thẩm phải được lập thành văn bản và gửi tới Hội nghị Quan chức cao cấp về kinh tế ASEAN ( SEOM).
Việc thành lập Ban Hội thẩm được thực hiện theo nguyên tắc đồng thuận nghịch, nghĩa là Ban Hội thẩm sẽ đương nhiên được thành lập, trừ khi tất cả các thành viên SEOM, đại diện cho các nước ASEAN cùng nhất trí không thành lập Ban Hội thẩm.
Thời hạn tối đa cho việc thành lập Ban Hội thẩm là 45 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu, và Hội nghị Quan chức cao cấp về kinh tế ASEAN ( SEOM) có thể quyết định thành lập Ban Hội thẩm bằng hai cách: trực tiếp tại cuộc họp SEOM hoặc bằng cách luân chuyển, lấy ý kiến trưởng SEOM của các nước thành viên ASEAN.
Yêu cầu thành lập Ban Hội thẩm phải có các nội dung: nêu rõ kết quả tham vấn, xác định biện pháp cụ thể gây tranh chấp và tóm tắt cơ sở pháp lý cho khiếu nại. Bên cạnh đó, yêu cầu thành lập Ban Hội thẩm còn là cơ sở để xác định Quy chế làm việc của Ban Hội thẩm.
Trường hợp bên khiếu nại không muốn áp dụng Quy chế làm việc chuẩn đã được quy định trong Nghị định thư thì trong yêu cầu thành lập Ban Hội thẩm, bên khiếu nại phải có nội dung dự thảo Quy chế làm việc của Ban Hội thẩm.
Ngoài ra, trong quá trình thành lập Ban Hội thẩm, Hội nghị Quan chức cao cấp về kinh tế ASEAN ( SEOM) cũng có quyền yêu cầu Chủ tịch SEOM xây dựng Quy chế làm việc khác với Quy chế làm việc chuẩn.
Yêu cầu thành lập Ban Hội thẩm phải xác định và giới hạn phạm vi của tranh chấp, từ đó xác định phạm vi xét xử của Ban Hội thẩm. Chỉ có các biện pháp được xác định trong yêu cầu đó mới trở thành đối tượng xét xử của Ban Hội thẩm và Ban Hội thẩm cũng sẽ chỉ xem xét tranh chấp theo các “ điều khoản liên quan của hiệp định liên quan”.
Việc xác định thành phần Ban Hội thẩm là bước tiếp theo của quá trình giải quyết tranh chấp sau khi Ban Hội thẩm đã được SEOM quyết định thành lập. Ban Hội thẩm gồm có 3 thành viên, trừ khi các bên trong tranh chấp thỏa thuận thành lập một Ban Hội thẩm gồm có 5 thành viên trong vòng 10 ngày, kể từ ngày thành lập Ban Hội thẩm. Trường hợp trong vòng 20 ngày, kể từ ngày có quyết định thành lập Ban Hội thẩm, mà các nước trong tranh chấp không nhất trí về thành phần Ban Hội thẩm thì một trong hai bên có thể đề nghị Tổng Thư ký ASEAN xác định thành phần Ban Hội thẩm và trong vòng 10 ngày, Tổng Thư ký ASEAN sẽ chỉ định thành phần Ban Hội thẩm, sau khi tham khảo ý kiến các bên trong tranh chấp.
Trong trường hợp đặc biệt khi có khiếu kiện nhiều bên, tức là có hơn một thành viên yêu cầu thành lập Ban Hội thẩm về cùng một vấn đề thì Nghị định thư quy định nếu khả thi, SEOM sẽ chỉ thành lập một Ban Hội thẩm để xem xét các khiếu nại có tính đến quyền lợi của tất cả các bên. Trường hợp không thể thành lập chỉ một Ban Hội thẩm chung cho tất cả các khiếu nại thì nếu có thể, các thành phần của các Ban Hội thẩm này sẽ là như nhau và thời gian biểu làm việc sẽ phải được tính toán cho hài hòa.
Nghị định thư cho phép Ban Hội thẩm có 60 ngày, kể từ ngày thành lập, để trình dự thảo báo cáo lên SEOM và trường hợp đặc biệt có thể được gia hạn thêm 10 ngày. Báo cáo này phải bằng văn bản, nêu rõ các kết luận và khuyến nghị của Ban Hội thẩm về vụ tranh chấp được Ban Hội thẩm xem xét, căn cứ trên các thông tin được cung cấp và các ý kiến đã được đưa ra. Nghị đinh thư cũng quy định, trước khi trình báo cáo lên SEOM, Ban Hội thẩm sẽ tạo điều kiện hợp lý để các bên tranh chấp xem xét báo cáo, tuy nhiên vấn đề này không được quy định cụ thể trong Nghị định thư.
Mặc dù báo cáo của Ban Hội thẩm chứa đựng các kết luận và khuyến nghị đối với tranh chấp, báo cáo này chỉ có hiệu lực ràng buộc khi được Hội nghị Quan chức cao cấp về kinh tế ASEAN ( SEOM) thông qua. Nghị định thư quy định báo cáo của Ban Hội thẩm phải được SEOM thông qua trong vòng 30 ngày, kể từ ngày báo cáo được trình lên SEOM, trừ khi một bên tranh chấp chính thức thông báo cho SEOM về quyết định kháng cáo, hoặc SEOM đồng thuận quyết định không thông qua báo cáo. Trường hợp có kháng cáo, báo cáo của Ban Hội thẩm sẽ không được xem xét để thông qua cho đến khi kết thúc kháng cáo ( Vì Cơ quan Phúc thẩm có thể sửa đổi hoặc quyết định ngược lại báo cáo này). Nếu không có kháng cáo của một trong hai bên, SEOM có nghĩa vụ thông qua báo cáo, trừ khi có sự đồng thuận phản đối việc thông qua báo cáo. Điều này có nghĩa là báo cáo của Ban Hội thẩm sẽ được SEOM thông qua một cách gần như tự động, đương nhiên vì nước thành viên có lợi theo kết luận của Ban Hội thẩm gần như sẽ chắc chắn thông qua báo cáo. Việc áp dụng nguyên tắc đồng thuận nghịch, cho phép, dù chỉ có ít nhất một nước muốn thông qua báo cáo, thì chắc chắn báo cáo sẽ vẫn được thông qua.
