Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ điện tử trên địa bàn thành phố

Để bảo đảm việc tổ chức thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và kịp thời khắc phục những tồn tại, hạn chế trong việc thực hiện các quy định của pháp luật về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư; tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; số hóa tài liệu lưu trữ tại thành phố Hải Phòng; UBND thành phố yêu cầu các Sở, ngành thành phố, UBND các quận, huyện triển khai một số nội dung cụ thể sau:

Các Sở, ngành, UBND các quận huyện: Tiếp tục triển khai các nhiệm vụ được giao tại Công văn số 2184/UBND-KSTTHC ngày 26/3/2020 của UBND thành phố về việc triển khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Kiểm tra, rà soát thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ban hành. Cập nhật phần mềm HP.eOffice, thực hiện đúng thể thức ký số văn bản (chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức) theo quy định. Đảm bảo chất lượng số hóa văn bản giấy theo quy định. Triển khai lập hồ sơ điện tử đối với các công việc thực hiện. Tăng cường ký số của các cá nhân có thẩm quyền để tạo lập văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu. Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, từng bước số hóa tài liệu lưu trữ và nộp hồ sơ lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Tổ chức tập huấn, kiểm tra, hướng dẫn việc triển khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Thực hiện chế độ phụ cấp, bồi dưỡng hiện vật đối với người trực tiếp làm việc trong kho lưu trữ theo hướng dẫn tại Công văn số 947/VTLTNN-TCCB ngày 11/9/2019 của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hưởng chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với ngành lưu trữ.

UBND thành phố yêu cầu Sở Nội vụ phối hợp với Văn phòng UBND thành phố trong việc nâng cấp phần mềm Hp.eOffice đảm bảo theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Xây dựng Đề án phần mềm lập hồ sơ và quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hải Phòng. Kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là văn thư, lưu trữ điện tử tại các cơ quan, đơn vị và địa phương trên địa bàn thành phố.

Văn phòng UBND thành phố tiếp tục đẩy nhanh tiến độ việc bổ sung tính năng, nâng cấp phần mềm HP.eOffice đảm bảo các yêu cầu tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Tham mưu thực hiện bổ sung chức năng ký số trên thiết bị di động (sim CA) của phần mềm HP.net để nâng cao hiệu quả việc ký số văn bản của các cá nhân có thẩm quyền.

Sở Tài chính hằng năm, thẩm định, đề xuất cấp kinh phí cho các cơ quan, đơn vị thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.

UBND thành phố yêu cầu các Sở, ngành thành phố; UBND quận, huyện nghiêm túc tổ chức thực hiện.

Ngọc Lê