Ngày 4-4-2018, Quận ủy Ngô Quyền khai trương hệ thống lưu trữ điện tử. Đây là mô hình cấp quận đầu tiên được triển khai trong cả nước, được lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng, Thành ủy đánh giá cao. Mô hình góp phần bảo vệ an toàn, phát huy giá trị tài liệu, tạo thuận lợi cho công tác quản lý và người sử dụng, từng bước hiện đại hóa nền hành chính của Đảng.
Cán bộ quận Ngô Quyền tra cứu tài liệu tại kho lưu trữ Quận ủy. Ảnh: Trung Kiên
Bí thư Quận ủy Ngô Quyền, Nguyễn Xuân Phi cho biết: Quận ủy Ngô Quyền luôn xác định hiện đại hóa, đổi mới công tác văn thư, lưu trữ tài liệu của Đảng Cộng sản Việt Nam, Đảng bộ quận là nhiệm vụ quan trọng, cần tập trung lãnh đạo, chỉ đạo triển khai. Qua thống kê của Văn phòng Quận ủy, kho lưu trữ của Quận ủy đang lưu giữ khoảng 185 m tài liệu lịch sử, mô tả rõ nét, sinh động về quá trình hình thành và phát triển của quận Ngô Quyền qua các thời kỳ kể từ khi thành quận (năm 1961) đến nay. Đây là những tài liệu lịch sử vô cùng giá trị. Tuy nhiên, thực tế khối tài liệu lưu trữ này chưa được quản lý tập trung. Một số tài liệu bị hư hỏng trong quá trình lưu giữ. Tài liệu sắp xếp lộn xộn trong kho, chưa được chỉnh lý, phân loại xác định giá trị…Nhiều tài liệu bị mất góc, hư hỏng do mối mọt, tác động của điều kiện thời tiết. Nếu tiếp diễn, nguy cơ không ít tài liệu sẽ bị hư hỏng, không thể khôi phục. Bên cạnh đó, công cụ thống kê, tra cứu cần thiết theo yêu cầu của công tác lưu trữ chưa có, dẫn đến khó khăn lớn cho công tác quản lý và phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế trên, tháng 9-2016, Quận ủy Ngô Quyền báo cáo, đề xuất Thành ủy cho phép triển khai thí điểm xây dựng Đề án “Chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ của Quận ủy Ngô Quyền”. Tháng 11- 2016, Thành ủy có Công văn số 1115 về việc đồng ý chủ trương và giao Quận ủy Ngô Quyền thực hiện thí điểm đề án. Với nền tảng là địa phương đi đầu trong ứng dụng công nghệ thông tin của thành phố, đầu năm 2017, Quận ủy Ngô Quyền bắt tay ngay vào xây dựng kế hoạch thực hiện đề án.
Theo Chánh văn phòng Quận ủy Ngô Quyền Trần Trung Kiên, quá trình thực hiện đề án được chia thành 2 giai đoạn, chỉnh lý toàn bộ tài liệu giấy và số hóa, lưu trữ tài liệu bằng bản điện tử. Trong đó, giai đoạn 1 thực hiện: Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu; vệ sinh sơ bộ tài liệu; khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; phân loại tài liệu theo đúng phương án; kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ, mục lục hồ sơ; đưa hồ sơ vào hộp (cặp); xếp lên giá; xử lý tài liệu loại; hoàn chỉnh văn bản hồ sơ phông theo yêu cầu. Từ 185 m, tài liệu sau chỉnh lý còn khoảng 100 m. Các đầu mục tài liệu bảo đảm chuẩn hóa 100%…Các tài liệu sau chỉnh lý được Quận ủy Ngô Quyền bố trí lưu trữ trong kho dữ liệu rộng 40 m2 với 6 giá và 6 tủ tài liệu. Trong kho trang bị 1 máy hút ẩm, máy đo độ ẩm, 1 điều hòa không khí, máy in, máy vi tính, máy scan, quạt thông gió và bình chữa cháy đúng theo quy định.
Bên cạnh đó, nhằm đưa công tác lưu trữ lên một tầm cao mới, sau khi hoàn thiện giai đoạn 1, ở giai đoạn 2 của dự án, Quận ủy Ngô Quyền đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, phối hợp đơn vị tư vấn số hóa các tài liệu giấy, lưu trữ và khai thác các tài liệu trên bản điện tử. Theo kế hoạch, dự kiến thời gian thực hiện toàn bộ đề án trong 1,5 năm. Song, với sự chỉ đạo quyết liệt của Ban Thường vụ Quận ủy, sự quyết tâm và nỗ lực cao của các cán bộ, viên chức, người lao động được giao nhiệm vụ và đơn vị tư vấn, đề án hoàn thành vượt trước kế hoạch 6 tháng. Qua đó, giúp việc bảo quản, bảo vệ, khai thác, tìm kiếm và sử dụng tài liệu lưu trữ với ngân hàng dữ liệu được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng, tiết kiệm chi phí, thuận tiện hơn. Bước đầu, hệ thống lưu trữ điện tử Quận ủy Ngô Quyền đi vào hoạt động, phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu trong nội bộ cho công tác Đảng, đoàn thể.
Là mô hình thực hiện thí điểm, còn một số vướng mắc, song về ý nghĩa, hiệu quả, mô hình lưu trữ điện tử của Quận ủy Ngô Quyền được đồng chí Nguyễn Thị Nghĩa, Phó bí thư Thường trực Thành ủy, Trưởng Đoàn đại biểu Quốc hội thành phố đánh giá là cách làm hay, giàu sự sáng tạo, góp phần quan trọng hiện đại hóa công tác văn thư, nền hành chính của Đảng. Đây là mô hình điểm, cần nhân rộng ra nhiều quận ủy, huyện ủy. Để phát huy hơn nữa hiệu quả của hệ thống này, trong thời gian tới, Quận ủy Ngô Quyền tập trung tuyên truyền, nâng cao nhận thức của người đứng đầu các cơ quan đơn vị, cán bộ, công chức về vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ của Đảng. Qua đó, khai thác, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu trữ được đầu tư chỉnh lý, số hóa phục vụ nhiệm vụ chuyên môn, công tác Đảng.
Ngọc Lan – Báo Hải Phòng 17/04/2018
