Mặc dù không nằm trong hệ thống quản lý nhà nước, nhưng lâu nay hồ sơ lao động cũng được coi là một phương tiện hành chính trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong khi công cuộc cải cách hành chính đang được triển khai rầm rộ, thì việc sử dụng hồ sơ lao động vẫn giữ nguyên “dáng xưa”…
Những “phương pháp” máy móc
Trao đổi với phóng viên, ông H. – cán bộ nhân sự của một doanh nghiệp may mặc trên đường Phạm Văn Đồng cho biết, những bộ hồ sơ lao động được coi là đơn giản nhất hiện nay cũng có tới 6 chi tiết bao gồm: Sơ yếu lý lịch, bản sao giấy khai sinh, CMND hoặc căn cước công dân, giấy chứng nhận sức khoẻ, đơn xin việc và ảnh… chưa kể các văn bằng chứng chỉ kèm theo.
Công ty ông H. đã hoạt động được hơn 20 năm và thường xuyên sử dụng trên 1.000 lao động, vì lượng lao động ra vào khá lớn nên trong “kho” Công ty hiện có tới mấy nghìn bộ hồ sơ, cơ bản chưa từng được đụng đến.
Cùng tình trạng như trên, do sử dụng lao động nhiều hơn nên một Công ty khác sản xuất giày dép cũng trên địa bàn quận Dương Kinh còn đọng lượng hồ sơ “khủng” hơn. Ông P. phụ trách nhân sự than thở: “Dùng thì chẳng dùng đến, mà hủy thì sợ người ta quay lại đòi rút thì lại gặp phiền toái…”. Cũng theo ông P., việc tiếp nhận hồ sơ lao động đã thành cái nếp, chẳng theo một quy định nào cụ thể.
Cứ người sau theo cách của người trước, khi cần tuyển lao động là ra thông báo người đến dự tuyển phải đem đến từng ấy thứ, “Cái lệ nó thế, mình không làm theo người ta lại bảo mình không có nghiệp vụ…” – ông P. nói. Rồi ông thú thật: “Thực tế đối với lao động phổ thông, việc đòi hỏi họ phải có đủ các chi tiết trong bộ hồ sơ chẳng để làm gì, tôi làm cán bộ quản lý nhân sự nhưng cũng không mấy khi đụng đến, vì tất cả đã lưu trong máy tính”.
Tìm hiểu qua ông T.- cán bộ tổ chức đã nghỉ hưu của Công ty da giày Hải Phòng cũ, ông này giải thích: Hồ sơ lao động với những chi tiết liên quan nêu trên là sản phẩm hành chính tồn tại từ thời bao cấp, khi mà các doanh nghiệp nhà nước còn kiêm nhiệm thêm chức năng quản lý xã hội, bộ hồ sơ được coi như hệ lưu trữ mô tả con người sống.
Từ nguồn này, việc trích ngang, tra cứu để phục vụ các công tác khác như: bổ nhiệm cán bộ, tăng lương, cải tạo lao động, kết hôn, ly hôn, cấp nhà, kết nạp vào các đoàn thể chính trị xã hội…. Cũng vì lẽ này mà hồ sơ lao động luôn được bổ sung những diễn biến phát sinh hàng năm, có người khi nghỉ hưu, trong biên bản bàn giao kê tới mấy chục chi tiết. Từ ngày có máy tính, việc lưu trữ thủ công cơ bản đã được bỏ, nhưng mô-típ tiếp nhận hồ sơ theo nếp cũ vẫn còn nhiều doanh nghiệp thực hiện vì bệnh “máy móc”.
Khổ người lao động phổ thông
Khi doanh nghiệp đặt ra việc tiếp nhận các chi tiết hồ sơ nhưng lại hết sức thờ ơ, thì gánh khổ lại được đặt trên vai người lao động. Chị N.- một công nhân quê ở Kiến Thụy kể, mua một bộ hồ sơ có sẵn mẫu chỉ mất 15 nghìn đồng, nhưng để xin được đủ chữ ký và con dấu chứng thực, cùng các loại văn bằng công chứng thì không đơn giản.
Hẹn gặp được cán bộ xã đã khó, khi đem hồ sơ đến còn bị siết đủ các thứ nợ, đó là các khoản đóng góp quỹ “lao động công ích”, “quỹ xã hội”, “quỹ phòng chống bão lụt”… Chị N. bật mí: “Công nhân hiện nay làm không yên ổn một nơi, nên mỗi lần xin xác nhận là tôi làm liền mấy bộ, phòng khi chuyển sang Công ty khác còn có cái mà dùng”.
Nhưng đấy là những người đã hội tụ đủ điều kiện, còn không ít người muốn xin việc lại không đáp ứng đủ các yêu cầu do doanh nghiệp đưa ra, như độ tuổi, trình độ văn hóa, sức khỏe… thế là phát sinh thêm các kiểu lách luật làm giả hồ sơ. Câu chuyện của chị N ở xã Kiến Quốc (Kiến Thụy) mới thực là “dở khóc, dở cười”.
Số là cô bạn chị N khi xin việc vào một doanh nghiệp, họ đòi phải tốt nghiệp THPT, trong khi cô bạn mới chỉ học hết lớp 8, vì bạn nhờ vả nên chị N. cả nể cho bạn mượn danh mình để lập hồ sơ. Khi doanh nghiệp ứng dụng trả tiền qua thẻ, cô bạn lại nhờ thông tin chị N. để đứng tên làm CMND, nhưng rồi năm ngoái khi doanh nghiệp này có chương trình đưa công nhân sang nước ngoài tu nghiệp, cô bạn sử dụng luôn bộ hồ sơ ấy xuất ngoại.
Tưởng mọi việc đơn giản, mới đây làm ăn có chút dư dả, chị N. muốn đóng bảo hiểm tự nguyện, thủ tục đương nhiên cần đến CMND, chị N. mới đem sổ hộ khẩu đi làm. Lúc này mới ngã ngửa, vì trong tàng thư căn cước, tên tuổi của chị theo sổ hộ khẩu đã “mất suất”, may nhờ cơ quan chức năng tạo điều kiện, hướng dẫn các thủ tục xác minh, chị N. mới được toại nguyện.
Nhận xét về điều này, ông M – một cán bộ nhân sự doanh nghiệp chia sẻ: “Người lao động đôi khi làm giả hồ sơ chỉ nghĩ đến việc qua mặt công ty để có việc làm, nên nhiều người sau này mất quyền lợi vì bao nhiêu năm quần quật lại đi đóng bảo hiểm cho người khác”. Nhưng ông M. cũng cho rằng, việc nhiều doanh nghiệp theo nếp cũ máy móc trong tuyển dụng lao động là không cần thiết, gây khó cả cho mình và người lao động.
Theo tính toán của ông M., việc tiếp nhận hồ sơ đủ các chi tiết không chỉ gây phiền hà, mất thời gian, mà còn tổn thất rất nhiều tiền bạc của người lao động. Chẳng hạn Công ty ông sử dụng 3.000 lao động, chi phí cho mỗi bộ hồ sơ bình quân 250 nghìn đồng, tổng số tiền người lao động phải bỏ ra đã là gần một tỷ đồng. Ông M. cho rằng, thực tế hiện nay tuyển dụng lao động không cần nhiều chi tiết giấy tờ, chỉ cần một “Sơ yếu lý lịch” đã đủ các thông tin.
Về mặt pháp lý, chữ ký và con dấu chứng thực của đại diện chính quyền đã thể hiện đầy đủ trách nhiệm. Việc lưu trữ thông tin người lao động cơ bản dùng máy tính, khi làm thủ tục bảo hiểm hoặc trích ngang để giải quyết các chế độ khác chỉ cần in ra, doanh nghiệp xác nhận là xong. Còn lại, những yêu cầu khác người lao động tự đem bản giấy tờ gốc đi đối chiếu, không liên quan gì đến hoạt động của doanh nghiệp.
Giấc mơ thống nhất hệ thống dữ liệu
Mới đây, trong một buổi làm việc với lãnh đạo thành phố, Phó thủ tướng Chính phủ Vũ Đức Đam cũng đề cập đến vấn đề trên. Theo Phó Thủ tướng thì hiện công tác cập nhật thông tin cá nhân đối với người dân trong các cơ quan quản lý còn bộc lộ nhiều bất cập.
Thể hiện ở việc mỗi khi người dân có nhu cầu cần đến các cơ quan quản lý, thì mỗi lần đến lại phải kê khai thông tin theo các biểu mẫu, nhiều khi việc này lặp đi lặp lại, gây khó khăn không nhỏ và làm mất thời gian cho cả người dân lẫn hệ thống hành chính.
Phó Thủ tướng Vũ Đức Đam cho rằng, việc thiết lập hệ thống thông tin cập nhật dự liệu cộng đồng là hết sức cần thiết, phù hợp với thời đại công nghệ như hiện nay. Theo đó, việc kê khai chỉ cần thực hiện trong lần giao dịch đầu tiên, được hòa mạng trong hệ thống, để sau đó mỗi khi các đối tượng phát sinh nhu cầu, thì cơ quan quản lý chỉ cần tra cứu là được cập nhật.
Chẳng hạn người đã kê khai thông tin khi làm căn cước công dân, sẽ không cần lặp lại động thái tương tự khi có nhu cầu thi bằng lái xe, ngoại trừ một số vấn đề chuyên môn.
Rõ ràng đây là một phương pháp rất ưu việt, nhưng để đạt được giấc mơ này, rất cần một cuộc cách mạng trong tư duy của một bộ phận không nhỏ cán bộ quản lý, vốn dĩ đã trì trệ khá sâu theo thời gian.
Lê Minh Thắng
