Một người lao động (NLĐ) chỉ có 1 cuốn sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) duy nhất với 01 mã số BHXH, được cơ quan BHXH quản lý thống nhất theo số CMT hoặc số CCCD. Tuy nhiên, trên thực tế, vẫn có trường hợp NLĐ có hai hay nhiều sổ BHXH. Nguyên nhân là do NLĐ khi làm việc tại đơn vị này khai báo đăng ký tham gia BHXH theo số CMT nhân dân, nhưng khi sang đơn vị khác lại khai báo đăng ký tham gia BHXH theo số CCCD, nên đã được cấp hai sổ BHXH theo số CMT nhân dân và số CCCD.
Việc NLĐ có nhiều sổ BHXH gây ảnh hưởng đến công tác quản lý của cơ quan BHXH, cũng như việc giải quyết các chế độ BHXH, BHTN cho chính bản thân NLĐ. Thậm chí có NLĐ đã đề nghị giải quyết hưởng chế độ BHXH một lần nhưng vẫn đề nghị cơ quan BHXH cấp mất sổ BHXH, hoặc cấp gộp sổ BHXH cả quá trình đã đề nghị giải quyết hưởng BHXH 1 lần.
Theo quy định, NLĐ thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, khi đi làm được đơn vị lập hồ sơ đăng ký đóng BHXH, được cấp sổ và quản lý sổ BHXH của mình. Khi chấm dứt hợp đồng tại đơn vị cũ, NLĐ sẽ được xác nhận thời gian tham gia BHXH. Chuyển sang đơn vị mới, NLĐ cần phải cung cấp thông tin về sổ BHXH đã được cấp cho đơn vị mới để tiếp tục đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN với cơ quan BHXH.
Trường hợp NLĐ có hai hay nhiều sổ BHXH, phải đề nghị cơ quan BHXH thực hiện gộp sổ thành 1 sổ BHXH duy nhất trước khi giải quyết các chế độ BHXH.
Đối với NLĐ đề nghị cấp lại sổ BHXH do mất, cơ quan BHXH sẽ căn cứ dữ liệu đóng BHXH của người lao động do cơ quan BHXH quản lý, đối chiếu với dữ liệu giải quyết chế độ BHXH 1 lần trên hệ thống của Ngành BHXH. Trường hợp NLĐ có hành vi gian dối để được cấp lại sổ BHXH, cơ quan BHXH sẽ chuyển hồ sơ sang cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xử lý vi phạm theo quy định.
