Áp dụng hóa đơn điện tử: Mang lại lợi ích cho khách hàng lẫn các doanh nghiệp

Từ ngày 1- 4, Công ty xăng dầu khu vực 3 Hải Phòng chính thức khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên toàn hệ thống.

Theo ghi nhận, đánh giá của khách hàng và các doanh nghiệp, sau 15 ngày triển khai, về cơ bản công tác vận hành hoạt động của hệ thống khá trôi chảy, đặc biệt là công tác tra cứu và kiểm soát thông tin thuận lợi, nhanh gọn, chính xác góp phần mang lại lợi ích cho cả người tiêu dùng, Nhà nước và doanh nghiệp.

• Nền tảng công nghệ hiện đại

Thực hiện Thông tư 32 ngày 14- 3- 2011 của Bộ Tài chính về hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, ngay từ năm 2015, Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam đã nghiên cứu triển khai dự án hoá đơn điện tử và lựa chọn nhà cung cấp là công ty VNPT-Vinaphone-Dakta.

Với nền tảng công nghệ hiện đại, cơ sở dữ liệu của Petrolimex ngay sau đó đã nhanh chóng được điện tử hóa và đây là tiền đề cho việc phát hành hóa đơn điện tử trên toàn hệ thống thuận tiện, chính xác và nhanh chóng triển khai tới các đơn vị trực thuộc. Ông Trần Minh Đức – Chủ tịch HĐQT kiêm giám đốc Cty xăng dầu Khu vực 3 cho biết: mặc dù máy móc, thiết bị hay công nghệ dù có hiện đại tới đâu thì yếu tố quyết định vẫn là con người.

Do đó, ngoài việc cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn do Tập đoàn tổ chức, công ty xăng dầu khu vực 3 thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo nghiệp vụ HĐĐT cho CBCNV là chuyên viên các phòng nghiệp vụ, cửa hàng trưởng, thống kê, nhân viên bán hàng tại các đơn vị trực thuộc để nâng cao nhận thức về vai trò của HĐĐT trên nền tảng hệ thống quản trị nguồn lực SAP-ERP cùng hệ thống quản lý cửa hàng xăng dầu EGAS; nắm được các quy trình, cách thức quản lý của HĐĐT như: cách tra cứu hóa đơn trên hệ thống website của Petrolimex; cách phát hành, hủy hóa đơn trên hệ thống Egas và E-invoice; xử lý các sự cố trong ca bán hàng khi bị lỗi trên hệ thống…

Cùng với đó, công ty rà soát, kiểm tra, thực hiện nâng cấp hạ tầng cơ sở vật chất, đường truyền kết nối, cập nhật dữ liệu thông tin của khách hàng, đăng ký với các cơ quan quản lý và gửi thông báo, hướng dẫn, tập huấn cho khách hàng, nhất là những khách hàng lớn… Nhờ sự chuẩn bị chu đáo, kỹ càng, trên nền tảng công nghệ hiện đại được đầu tư quy mô, bài bản, từ ngày 1-4, khi triển khai rộng rãi, hệ thống hoạt động khá trơn tru, hầu như không xảy ra sự cố. Ông Trần Minh Đức khẳng định, đây là thành công lớn của Petrolimex và Công ty xăng dầu khu vực 3.

• Sự tương thích và tính tiện lợi cao

Theo ông Trần Minh Đức, Chủ tịch kiêm Giám đốc Công ty xăng dầu khu vực 3, áp dụng HĐĐT giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho các thủ tục như: chi phí in phôi, chi phí đầu tư, vận hành, bảo trì máy in; chi phí gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn… Hóa đơn được lưu trữ dưới dạng file dữ liệu, an toàn trước các nguy cơ mất, hỏng, rách hóa đơn, thuận tiện đối với đơn vị trong việc tra cứu, quản lý hàng hóa và chi phí. Hóa đơn được tạo lập trên hệ thống e-Invoice của Petrolimex và được lưu trữ trong thời gian 10 năm.

Để tạo sự thuận lợi hơn cho khách hàng trong việc sớm tiếp cận, làm quen với sử dụng HĐĐT thay cho hóa đơn giấy thông thường, ngay từ cuối năm 2017, Công ty đã có chiến lược tuyên truyền, hướng dẫn đến từng khách hàng, treo băng rôn có nội dung thông điệp về hóa đơn điện tử trên tất cả các cửa hàng, tổ chức lễ khởi tạo áp dụng hóa đơn điện tử ngay tại cây xăng trung tâm thành phố.

Cùng với đó, Tập đoàn Petrolimex còn thành lập đường dây nóng và đội hỗ trợ giải đáp thắc mắc của khách hàng 24/24 giờ áp dụng trên toàn hệ thống,nhờ vậy, các doanh nghiệp và người tiêu dùng đều dễ dàng sử dụng.

Qua số liệu khảo sát ban đầu của Công ty xăng dầu khu vực 3 tại một số khách hàng lớn như Công ty CP CIEC Toàn Cầu; Công ty TNHH MTV 17 (Hà Nội); Công ty CP 471 (Nghệ An); Công ty kính pha lê Việt Tiệp (Thái Bình); Công ty Thép VSC POSCO (Hải Phòng)… đều nhận được những phản hồi rất tích cực, cho rằng HĐĐT rất thuận tiện, kịp thời, đặc biệt là hỗ trợ đắc lực trong quản trị doanh nghiệp, là cơ sở để doanh nghiệp tiếp tục đầu tư phát triển công nghệ trong quản lý sản xuất kinh doanh dịch vụ.

Theo bà Vũ Xuân Hương, Trưởng Phòng Kiểm tra Thuế số 2 (Cục Thuế Hải Phòng), Công ty xăng dầu khu vực 3 là một trong số ít doanh nghiệp nộp ngân sách lớn nhất thành phố. Việc công ty áp dụng HĐĐT sẽ tạo thuận lợi rất lớn cho ngành thuế trong công tác quản lý. Theo lộ trình, trong thời gian tới, HĐĐT sẽ được áp dụng rộng rãi đối với các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố. Do đó, với sự tiên phong của Công ty xăng dầu khu vực 3, ngành Thuế có thêm nhiều kinh nghiệm để quản lý thuế minh bạch, hiệu quả, ngăn chặn được những hành vi trục lợi bất chính.

Như vậy, sau 15 ngày áp dụng HĐĐT, các doanh nghiệp mua xăng dầu của Công ty xăng dầu khu vực 3 đã thực hiện hơn 2000 HĐĐT cùng hàng nghìn khách vãng lai sử dụng HĐĐT cho thấy sự tương thích và tính tiện lợi của loại hình này. Đây chính là cơ sở để Công ty xăng dầu khu vực 3 tiếp tục hiện đại hóa công nghệ quản lý, điều hành, tiếp giảm chi phí, nâng cao hiệu quả trong kinh doanh, dịch vụ.

Thái Bình – An ninh Hải Phòng 14/4/2018